Worksection Профессиональный аккаунт Есть бесплатный тариф

logo.pngWorksection

Просто и удобно. Рекомендуем.

Плюсы

Счётчик учета времени, развитая система фильтров, канбан, кастомизация статусов.

Минусы

В некоторых видах отчетов не хватает функции «Развернуть всё».

Хотелось бы иметь возможность отдельной тарификации сверхурочной работы.

Системой пользуемся с 2014 года и на данный момент не видим лучшей альтернативы. За прошедшее время заметно расширился функционал Worksection. Приятно видеть, что создатели активно развивают свое детище. Это очень удобная программа, которую очень просто использовать.

3078Отзыв26 января 2021

В современных условиях ведения бизнеса необходим системный подход. Обычные записи на стикерах и бумажных блокнотах уже бессильны для эффективного управления проектами.

Работая в рекламном агентстве, я делаю макеты сайтов и полиграфической продукции. И всегда фиксирую потраченное время на выполнение каждого проекта. Это повышает эффективность выполнения каждой задачи и даёт общее представление на сроки, необходимые для выполнения той или иной задачи.

Предыстория

С того времени, когда стоимость работы определялась затраченным временем (метод почасовой оплаты), я стал пользоваться специальным шаблоном, сделанном в Excell (Кого интересует, напишите в комментариях — могу выслать шаблон по почте). Там нужно было написать клиента, название работы и время (начало и конец).

Потом, в конце отчётного месяца, вся проделанная работа фиксировалась в сводной таблице, где суммировалось время по каждому проекту.

В общем-то, такой способ фиксирования времени довольно примитивен, но при отсутствии каких-либо специальных сервисов всё же был весьма полезен, хотя и имеет ряд недостатков.

  • Не возможно планировать выполнение задач.
  • Нет напоминаний о предстоящих работах.
  • Довольно трудоёмко учитывать время при частом переключении на мелкие задачи.
  • Часы от минут нужно разделять только двоеточием, что часто создавало трудности при вводе, так как это зависит от текущей раскладки клавиатуры.
  • Нет общего доступа для совместной работы.

Аналогичным образом весь список текущих проектов руководитель дизайн-студии записывал у себя в Excell-файле, что тоже, согласитесь, не очень удобно.

Собственная система управления проектами

Я предложил разработать систему учёта проектов для внутреннего использования. Она была реализована в виде сайта. Но функционал был минимален. Можно было добавить клиента, задачу, установить дедлайн, выбрать исполнителя и ответственного за проект и указать статус: «в работе», «на согласовании»,  «нет информации». При смене статуса на «завершено», работа отправлялась в архив.

Основное преимущество данная система имела в том, что каждый сотрудник мог применить фильтр и просмотреть все задачи, которые числятся на нём.

Но и эта система не удовлетворяла всем требованиям. Агентство постоянно создаёт рекламные кампании, ивент-мероприятия и акции для своих клиентов. И эти крупные задачи нуждаются в стратегическом панировании.

 Teamlab

Наши ребята мониторили существующие системы и нашли SaaS-версию Teamlab. TeamLab — это облачный офис для управления документами и совместной работы онлайн. Он создан для малого и среднего бизнеса.

Этим сервисом мы пользовались довольно продолжительное время. Учит времени в нем происходит после запуска счетчика. Это лучше, чем вписывать в форму Эксель, но не очень удобно, если забыл приостановить текущий, начав следующий.

По-моему успело смениться две версии. Но с каждым разом он становился все хуже. Чтобы посмотреть все текущие проекты, приходилось долго ожидать, пока открутится анимация с иконкой в виде воронки. Да и по ценам тоже не очень лояльные предложения.

В TeamLab существует ограничение пользователей, что совсем неудобно. Мы пользовались тарифом у которого следующие параметры:

21–30 пользователь 30 Гб дискового пространства за $100 в месяц.

Но когда добавились новые люди да и пополнилось количество внештатных сотрудников, Тимлаб отказался предоставлять те же услуги для 32 человек за $100, а из-за двух человек оплачивать пакет 200$ в месяц, согласитесь не совсем целесообразно. Учитывая, что глюков в нём было просто немеряно.

Особенно напрягали частые проблемы с доступностью сервиса. Естественно, в самое неподходящее время. В результате Тимлаб потерял одного клиента.

Worksection

Но мы за это очень благодарны нашему дорогому Тимлабу. Ведь если бы у них был такой замечательный сервис, то мы бы до сих пор не ничего не узнали бы о Worksection!

Во-первых, первое, что бросается в глаза — это великолепный дизайн интерфейса. Так как я работаю дизайнером, я не могу не отметить эту приятную особенность.

Во-вторых, тарифные планы у них куда лояльнее, чем в Тимлаб. Например, профессиональный пакет «Корпоративный» стоит 49$ в месяц.

Количество активных проектов — 50. Тарифные планы ограничивают только количество активных проектов. Количество архивных — не ограничено. Как собственно и количество людей, которые могут пользоваться вашим аккаунтом ничем не ограниченно. Правда места немного поменьше — 10 Гб. Но это для нас не критично.

Worksection постоянно улучшается и дорабатывается. Причем благодаря инновационности руководства, профессионализму разработчиков и фидбэку пользователей системы. Это происходит сразу на всех уровнях — логическом, визуальном и техническом. Всё делается для того, чтобы интерфейс был проще и удобнее. Буквально за месяц-два, сервис претерпел несколько изменений.

Например, добавились:

Повторяющиеся задачи

Повторяющиеся задачи, которые нужно делать снова и снова — теперь вам достаточно создать задачу один раз, установив ей период повторения и ограничения на их количество.

Появился обновленный раздел «Люди»

Визитная карточка сотрудника

Новый проект и новая задача

Плавающее меню и прочие UI штуки

Учет времени

Отдельно хочется сказать об учёте времени. Такой реализации, как в Worksection, я еще нигде не встречал!

При запуске таймера, он сворачивается в верхнее меню, а не висит в виде отдельного окна как Тимлабе.

Если вам моментально нужно переключиться на другую задачу, просто запускайте новый таймер, о предыдущем можно не беспокоиться — он остановится автоматически.

Запущено два таймера, но активный только один

Есть еще очень важное отличие: если комп зависнет или произойдет перезагрузка машины, таймер продолжает работать!

Метки

В Тимлабе не было статусов и не было меток. Мы привыкли в собственной системе назначать каждой задаче статус. Это упрощает понимание, что сейчас необходимо сделатьв первую очередь. В Тимлабе приходилось редактировать название проекта, дописав в скобочках «На согласовании» или другое состояние. Согласитесь это не совсем удобно. В Worksection на помощь приходят метки, которые кстати, можно создавать самому.

Ответственность

В ворксекшенреализована возможность передача ответственности. Это позволяет организовать запуск задач по цепочке исполнителей, которые после завершения своей части работы не закрывают задачу как сделанную, а передают ответственность следующему. Круто, правда? Между прочим, о добавлении такой возможности попросили пользователи системы.

В общем не буду перечислять все достоинства, просто их очень много — как говориться лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Если вы уже пользуетеесь какой-то системой учета проектов, попробуйте какое-то время вести свои проекты в одной и другой системе.

Зарегистрируйтесь в Worksection и поработайте с ним. Тогда вы с лёгкостью решите, что вам больше подходит и экономит массу времени, вдохновляя на продуктивную работу.

А какой системой учёта времени и управления проектами пользуетесь вы?

  • Перевод
  • Из RSS

49e8245337ac1fd8b00abe58617626ff.pngМы с коллегами уже много лет используем Basecamp — веб-сервис для организации рабочего взаимодействия по проектам, разработанный компанией 37signals. Трудно переоценить значение этого сервиса для нашей работы — ведь наши клиенты разбросаны по всему миру, и всё общение с ними происходит в онлайне.

Среди небольших сервисных IT-компаний, подобных нашей, Basecamp стал практически стандартом де-факто. С одной стороны, это очень удобно: новые пользователи, только что приглашенные в наш уютный Extranet, уже умеют в нём ориентироваться. С другой стороны, мы всё чаще чувствуем, что Basecamp нам жмёт. Ничего удивительного: нельзя угодить всем, и парни из 37signals это отлично понимают, и даже не пытаются угодить именно нам.

Не смягчая краски, могу сказать, что некоторые особенности Basecamp’а попросту бесят. Чего стоит только… впрочем, нет, не буду вдаваться сейчас в подробности. О чём я хотел сказать, собственно? Мы неспешно ищем альтернативу Basecamp’у. И здесь, в нашем блоге, мы будем рассказывать о ходе поисков.

Итак, наше путешествие по бескрайнему миру систем, похожих на Basecamp, мы начнем с украинской разработки под названием WorkSection.

«WorkSection — простой, красивый и удобный инструмент для организации совместной работы над проектами» — сообщает нам промо-сайт этого продукта. И, знаете ли, всё выглядит именно так. Не скрою, первое впечатление было самое приятное. У меня даже мелькнула мысль, не совершил ли я стратегически неверный ход, начиная серию обзоров именно с WorkSection. Ведь если эта система покажется достаточно привлекательной, будет соблазн не продолжать поиски лучшей жизни, а мигрировать незамедлительно. Но не будем забегать вперёд.

С первого взгляда система выглядит очень похожей на Basecamp:

Сразу видно, что разработчики не стремились к оригинальности ради оригинальности. И правильно. Но если в Basecamp основой любого проекта является блог, то в WorkSection всё начинается с задач. По-моему, неплохая идея: начинать с вопроса «а что собственно требуется сделать?». Задачи могут иметь подзадачи, к задачам можно прикладывать файлы, оставлять комментарии. Таким образом, всё общение участников проекта происходит через задачи. При этом на странице «Задачи и общение» легко увидеть состояние всех активных задач, и даже с текстом последнего комментария:

Иными словами, эта страница всегда показывает как бы текущий срез всего проекта, не больше и не меньше. Этого так мне не хватало в Basecamp, где актуальные вопросы порою оказывались закопанными глубоко в комментариях к какому-нибудь давнишнему сообщению! Я писал об этих проблемах подробно в статье «Что может быть лучше Basecamp», и решения, примененные в WorkSection, выглядят довольно похоже на мои предложения, что не может не радовать.

Учитывая такую разницу в подходах, неудивительно, что в WorkSection нет прямых аналогов таких функций Basecamp, как Milestones и To-Dos. В некотором роде аналогом Milestone является задача (ведь для неё можно указать срок выполнения), но, как мы уже убедились, задачи в WorkSection имеют гораздо большее значение. Что касается To-Dos, их роль тут выполняют подзадачи. Честно говоря, в Basecamp меня всегда смущала эта метафора «списка дел». Всякий раз я затруднялся с сочинением заголовка для каждого списка, пока не забросил это обыкновение насовсем. Думаю, простая двухуровневая структура «Задача-подзадача» более жизнеспособна.

Что ещё я могу сказать про управление задачами и общение участников проекта в системе WorkSection в рамках этого беглого обзора? Перечислю вкратце, что радует и что огорчает:

  • Радует возможность ограничивать видимость сообщений и даже отдельных комментариев, причем на уровне пользователя, а не на уровне компаний, как в Basecamp.
  • Немного смущает лента комментариев к задаче без какой-либо «листалки», причем лента начинается с самых старых комментариев. Мне кажется, было бы логично развернуть всё наоборот, чтобы наверху показывался последний комментарий.
  • Ура, визуальный редактор текста! Из-за его отсутствия в Basecamp нам частенько приходят комментарии от клиентов с зачеркнутым текстом или со слипшимися списками. В конце концов, на дворе XXI-й век. Доколе люди должны засорять свои мозги специальным синтаксисом для форматирования? Первый WYSIWYG-редактор придумали в Xerox PARC в конце 70-х. Может, команде 37signals было бы неплохо съездить туда на экскурсию, как это сделал Джобс перед созданием первого Мака?
  • Однако, кажется, нет способа вставить в текст таблицу или картинку. Конечно, способ вставки таблиц и картинок в Basecamp оставляет желать лучшего, но лучше наверное так, чем никак.
  • Зато на автоматически уменьшенные картинки приложенных файлов приятно смотреть. Так же, как в Basecamp, все уменьшенные картинки — квадратные, но зато содержимое выравнивается не по центру, а по левому или верхнему краю (намного удобнее почти во всех случаях).
Например, вот так в WorkSection выглядит уменьшенный фотопортрет нашего веб-технолога Алексея Стеньшина: А вот так он выглядел бы в Basecamp:

Опытные Basecamp’оводы заметили, что я ещё ни слова не сказал про учёт рабочего времени. «Неужели такой возможности в WorkSection попросту нет?» — спросят они. Отнюдь! Но эта функция заслуживает отдельного разговора.

Как нетрудно догадаться, учёт времени в WorkSection привязан к задачам (как и всё остальное). Потраченные часы можно ввести при закрытии подзадачи, а также в любое другое время в разделе «Время» (извиняюсь за каламбур):

Настораживает то, что количество часов для каждой задачи или подзадачи вводится, хранится и отображается одной итоговой цифрой. То есть нет никакой возможности указать, что в понедельник я потратил на решение этой задачи 3 часа, а во вторник — ещё 2 часа. Вместо этого я могу ввести только общий итог для подзадачи: 5 часов. Наверное, для многих пользователей этого более чем достаточно, но даже до крайности упрощенная система Basecamp позволяет вести раздельный ежедневный учёт. Думаю, тут создатели WorkSection перегнули палку, упрощая интерфейс, и необдуманно ограничили потенциал своего продукта. Будем надеяться, в будущих версиях система учета времени будет более гибкой и мощной.

Удивляет также способ оценки завершенности задач. Надо отметить, что для каждого проекта и для каждой задачи можно указать предполагаемое время работы. Для чего это может пригодиться? Ясно дело, чтобы оценивать текущий прогресс. Степень готовности проекта мы можем увидеть на страницах «обзор проекта» и «обзор проектов». Например, так:

Но вот на уровне задач почему-то таким способом степень готовности нигде не отображается. В списке задач проекта текущий прогресс определяется только количеством закрытых подзадач:

Это, на мой взгляд, часто не имеет никакой ценности и даже наоборот, может ввести в заблуждение. Ведь редко когда подзадачи имеют одинаковую трудоемкость.

Но такие странности не испортили общего приятного впечатления от системы. Уверен, у неё может быть большое будущее. Если вы ищете альтернативу Basecamp’у, попробуйте — оно стоит того.

Обзор Worksection

Worksection — система управления проектами для современных организаций. Сервис помогает отслеживать действия и мнения клиентов о компании. Интерфейс не требует знаний в программировании, приложение автоматически обновляется, а служба техподдержки гарантирует ответ в течение 30 минут.

Worksection подходит для различных сфер от малого бизнеса до крупной корпорации. В процесс привлекаются не только менеджеры, но и клиенты, которые также могут добавлять пользователей к обсуждению, что способствует оперативной коммуникации. Система отчётности способна облегчить контроль руководителю проекта, а гибкие настройки доступа позволяют сделать информацию открытой или закрытой для некоторых участников на выбор администратора.

Worksection предлагает возможность разбивать задачи на отдельные распоряжения, распределять их по приоритетности, определять ответственное лицо и временные рамки. Программа удобна для организации команды: компанию можно разделить на отделы, назначить администраторов, пригласить клиентов. Worksection настраивается под индивидуальные нужды для удобства каждого сотрудника. Доступна опция повторяющихся автоматических поручений, а исполнитель может указать, сколько времени он потратил на их решение. Ежедневный план действий помогает систематизировать работу, а отчёты — отследить конечный результат. Благодаря фиксации процесса работник экономит время и трудозатраты, тем самым повысив свою эффективность и итоговые результаты для организации.

Ключевые особенности

  • (англ. secure sockets layer — уровень защищённых cокетов) — криптографический протокол, который подразумевает более безопасную связь.»>SSL-шифрование
  • Дата-центр в Германии или Украине на выбор
  • Возможность подключения собственного FTP-сервера
  • Двусторонняя интеграция со Slack

На праздниках вместо очередного обжиралова я продолжал свои поиски системы управления задачами. Идя последовательно по своему списку, я добрался до Worksection. Сайт Worksection выглядит достаточно модно и поднавороченно: глянец, закругленные углы, демо-ролик на самом видном месте – все создает впечатление, что в проект вложено немало труда и денег. Внимательно посмотрел демо-ролик (на озвучке которого немного сэкономили, видно что озвучка записана в домашней студии – идет слегка вразрез с первым «дорогим» впечатлением от сайта), просмотрел обзор системы с красивыми скриншотами. Первое впечатление от функционала системы создалось очень даже благоприятное.Зарегистрировался на бесплатный 30-дневный триал. Регистрация стандартная, требует подтверждения через e-mail. После подтверждения и входа в систему первое, на что обращаешь внимание: блок «Первые шаги». Первым пунктом в блоке – «Добавьте сотрудников и клиентов». Таким нехитрым образом система направляет меня в нужное русло и не дает потеряться в течение первого сеанса работы, когда все вокруг чужое и непривычное. Это мне понравилось.Добавил тестового сотрудника, тут же обратил внимание, что можно создавать несколько компаний, и в каждой из них добавлять сотрудников. Очень порадовался этому обстоятельству – несколько компаний под одной крышей это как раз мой случай.Создал новый проект, в процессе создания увидел несколько не совсем очевидных признаков – решил оставить их по умолчанию, потом разберусь. В проекте создал задачу, сразу назначил ее виртуальному сотруднику. Система исправно шлет уведомления на e-mail, от которых, впрочем, можно отказаться, если нажать на ссылку внутри письма. При дальнейшем тестировании заметил, что такие возможности отключить/подключить уведомления по e-mail щедро рассыпаны по сайту в удобных местах. Насколько я разобрался, Worksection поддерживает 3 уровня вложения задач: собственно задача, подзадача, под-подзадача. В принципе, для моей деятельности этого должно быть достаточно.Порадовала возможность подписаться на ленту событий проекта по RSS – люблю я это дело :)При постановке второй задачи меня ждал первый неприятный сюрприз – Worksection не дает возможности указать точное время выполнения задачи. Это значит, что я не смогу использовать его для ряда служб, в которых я планировал это сделать. В частности, в работе сервисного подразделения, для которого время очень актуально – ведь клиенты хотят, чтобы их задача была выполнена не «в принципе», а в конкретно оговоренное время: договорились на 15-00, значит в 15-00 мой сотрудник должен быть у клиента.Долго искал, как завершаются задачи в Worksection – оказывается, есть строка мелких ссылок вверху справа от заголовка задачи. Среди них есть ссылка «Задача выполнена». Боюсь ошибиться, но по-моему задачу завершать может только ее постановщик. Если так, то видимо идеология работы в Worksection такая:•Постановщик ставит задачу исполнителю•Исполнитель выполняет и пишет об этом в комментарии к задаче•Постановщик проверяет и сам закрывает задачуЭто несколько отличается от моего видения того, как оно должно быть в идеале. Главный минус, на мой взгляд, это отсутствие четкого момента, когда исполнитель рапортует о готовности задачи. Получается, что постановщик должен постоянно мониторить активность в задаче, переваривать через себя все комментарии, которые добавляет туда исполнитель, и вылавливать в них момент, когда исполнитель посчитает задачу выполненной. Мне больше улыбается вариант, когда исполнитель сам четко меняет статус задачи на «Выполнено», а я, как постановщик, получаю об этом уведомление, проверяю и завершаю задачу.Еще один ключевой тест, который не прошел Worksection: когда наступает дедлайн задачи, уведомления по e-mail постановщику не отправляется. Worksection считает, что постановщик должен сам заходить в систему и смотреть на ситуацию с задачами, для этого горящие задачи вынесены в хорошо видимый блок на главной странице. К сожалению, мне этого недостаточно. За время тестов различных систем, мои требования в этом плане окончательно выкристаллизовались: я хочу, чтобы система меня предупреждала по e-mail в случае, когда дедлайн задачи прошел. А в идеале – за некоторое время до этого, что дало бы мне возможность вовремя подключиться в задаче и спасти ситуацию.Работа с файламиВ Worksection есть возможность загружать новые версии файлов, при этом старые версии тоже остаются доступными и можно при желании их загрузить. Это удобно – мало ли что…Также удобно то, что графические файлы вместо иконки имеют предпросмотр – это облегчает выбор нужного файла из списка.В общем целом работа с файлами в Worksection меня порадовала – ничего лишнего, но необходимый мне набор функций есть.ПоискВ отличие от большинства рассмотренных мною систем, поиск в Worksection не присутствует обычным окошком на всех страницах, а доступен по отдельной ссылке из главного меню. Это заставляет меня делать лишний клик для его вызова. Видимо, разработчики Worksection считают, что часто поиском мне пользоваться не прийдется. По задачам и комментариям поиск ищет нормально, а вот по имени файла у меня он ничего не выдавал – хотя долбился я долго и целенаправленно, перебирая всякие варианты, да и галочка поиска по файлам в Worksection есть, так что искать вроде как должен.Учет времениЯ не ставлю для себя задачу учета времени по задачам, но все равно считаю его наличие у Worksection плюсом. Сделано на мой поверхностный взгляд вроде как правильно и удобно – время, ушедшее на выполнение задачи, можно добавить как в самой задаче, так и потом отдельным действием, не вошедшим в задачу – в разделе «Время» в главном меню проекта.В этом разделе можно просмотреть время, затраченное по каждой задаче, а также по проекту вцелом.КалендарьВ календаре проекта отображаются только задачи и проекты – в каждом «кубике» дня они помещены короткой обрезанной строкой, при наведении всплывает полное описание. Создать в календаре другое событие – встречу, звонок и т.п., как это реализовано, например, в Мегаплане – не получится.Тут же в разделе «Календарь» можно переключиться на вкладку с диаграммой Ганта. Гантом я пользоваться не привык, поэтому пока к нему просто присматриваюсь. В Worksection в диаграмме Ганта задачи можно таскать за конец, при этом их длительность изменяется (если, конечно, вы не пропустите внизу предложение сохранить изменения). Перемещать задачи, делать их связанными или вложенными у меня не получилось. Дизайн и юзабилитиПоработав и привыкнув к интерфейсу Worksection, я в принципе остался о нем положительного мнения. Нет в нем, конечно, легкости qTrack, но в общем целом жить можно. Из вещей, которые напрягают: обилие разноуровневых меню, среди которых не всегда найдешь нужное, а также некоторые блоки в правой части экрана. Не раз ловил себя на ощущении, что там находится что-то, что требует моего внимания, а зачем оно там – непонятно. Присматриваюсь, разбираюсь – вроде каждый блок имеет свой функционал, но вот далеко не всегда этот функционал настолько необходим, чтоб отводить под него треть экрана по ширине. Есть в Worksection блок «Личный блокнот», в который я по замыслу должен заносить заметки, видимые только мне – так его б я вообще убрал, чтоб глаза не мозолил. Еще одна штука, которую я не совсем понял – почему-то на самый-самый верхний уровень, туда, где рассматриваются все-все проекты, вынесен пункт «Приоритеты задач». В этом разделе я могу изменить приоритеты любой из активных задач. Видимо, это сделано для того, чтобы я мог увидеть загрузку сотрудника по всем проектам и откорректировать очередность выполняемых задач с помощью изменения их приоритета. Вроде как есть в этом логика, но смотрится этот пункт как идеологический разнобой – по крайней мере, на мой неискушенный взгляд. Это, наверное, мои фантазии, но похоже, что при эксплуатации системы возникают определенные неудобства, решить которые призван этот пункт. Для параноиковВ плане безопасности Worksection обещает возможность работы по SSL-соединению (правда, только начиная с корпоративного пакета, $49 в месяц), а также говорит о ежедневном бэкапе и возможности экспорта своих данных в случае, если вы собираетесь расстаться с сервисом.В ходе своего обзора, я наткнулся на еще одну штуку для начинающих параноиков – FTP хранилище. Вот как пишет о нем сам Worksection:Итоги:Плюсы:— Достаточно развитый функционал.- Система работы с файлами проекта, учитывающая историю версий.- Забота о безопасности данных- Гант, система учета времени и календарьМинусы:— Неудобный поиск- Невозможность задания точного времени выполнения задачи- Отсутствие уведомления о дедлайне по e-mailВывод: возможно, Worksection хорош для работы с долгосрочными проектами и задачами, некритичными к точному соблюдению сроков. Но в моем случае его возможностей в плане «прицельного боя» по времени выполнения задачи и «системы раннего предупреждения» дедлайнов явно недостаточно.Используемые источники:

  • https://startpack.ru/application/worksection-project-management
  • https://fortress-design.com/worksection-sistema-upravleniya-proektami-i-zadachami/
  • https://habr.com/ru/company/404fest/blog/47831/
  • https://coba.tools/worksection
  • https://projectman.livejournal.com/3382.html

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
Добавить комментарий